Otwarte biuro, otwarty problem

Prawdopodobnie niemal każdy pracownik doświadczył, na własnej skórze, zjawiska znanego jako: otwarte biuro (open space). Szacuje się, że w skali świata niemal 70% wszystkich przestrzeni biurowych jest zorganizowane na planie otwartego piętra.

Otwarte biuro zostało zaprojektowane w latach 50. XX wieku w Republice Federalnej Niemiec, jako koncepcja, która ma poprawić komunikację i przepływ pomysłów w organizacji. Duża przestrzeń z rozrzuconymi miejscami pracy miała sprzyjać realizacji misji przedsiębiorstwa, integracji współpracowników, a także wprowadzać poczucie bardziej wyluzowanej, otwartej struktury. Ewentualnie, miała ułatwić kierownikom nadzorowanie większej ilości zatrudnionych, bez konieczności przemierzania korytarzy oraz otwierania kolejnych pomieszczeń.

Pierwotna koncepcja architektoniczna stała się obowiązującym standardem projektowania przestrzeni do pracy. Przejście od organizacji tradycyjnej, ludzi pracujących w osobnych pokojach, do otwartego biura była oczywiście badana przez psychologów. Większość analiz wskazywała na brak zauważalnych – dla przedsiębiorstw – korzyści.

Maria Konnikova z The New Yorkera przytacza wyniki eksperymentu z pewnej spółki z lat 70. zeszłego wieku. Zespół naukowców, badających fenomen otwartego biura, przeprowadził wówczas dwie serie wywiadów z pracownikami dotkniętymi transformacją. Okazało się, że nowa organizacja przestrzeni jest rozpraszająca, stresująca i uciążliwa. Zatrudnieni odczuwali niezadowolenie i byli rozdrażnieni. Koronnym argumentem był spadek produktywności.

Czy wyniki badań grupy psychologów powstrzymały rewolucję przestrzeni biurowej?
Nie.
Co najwyżej ją nasiliło.

W 2011 roku psycholog Matthew Davis zebrał wyniki ponad setki badań, dotyczących środowiska biurowego. Okazało się, że mimo deklarowanych: swobody, luzu organizacyjnego i nieskrepowanej atmosfery - otwarte biura przynoszą jedynie szkody. Nie tylko pracownikom, ale bezpośrednio – przedsiębiorstwom.

Ludzie, pracujący w otwartych biurach, doświadczający niekontrolowanych interakcji, okazywali wyższy poziom stresu i byli mniej skoncentrowani. Przerywanie pracy – z powodu zbyt dużej ilości bodźców zewnętrznych - odbywało się ze szkodą dla wydajności.

Z psychologicznego punktu widzenia, wszystkie powyższe odkrycia są oczywiste. Brak fizycznych barier, ogranicza poczucie prywatności, co skutkuje niższą wydajnością. Z kolei świadomość bycia permanentnie obserwowanym przez przełożonego rodzi bezradność i zagubienie, co prowadzi do stresu.

Negatywne sygnały o szkodliwości otwartych biur płyną z różnych branż i krajów. Duńczycy przebadali ponad dwadzieścia tysięcy zatrudnionych, aby stwierdzić, że wraz ze wzrostem ilości osób pracujących w jednym pomieszczeniu, rosła ilość zwolnień z pracy z powodu choroby.

Pracujący w otwartych biurach, a nawet kilkuosobowych pokojach, są dotknięci nie tylko przez negatywne aspekty psychologiczne. Równie istotny jest wymiar fizyczny.

Hałas w otwartego biura nie sprzyja koncentracji, bezpośrednio ogranicza przetwarzanie i przyswajanie informacji, utrudnia wykonanie prostych zadań arytmetycznych. Próby odcięcia się od otoczenia poprzez słuchanie muzyki na słuchawkach nie zwiększa poziomu skupienia. Wprawdzie odcina od zewnętrznych bodźców, ale generuje też więcej niepożądanego hałasu.

Z badań amerykańskich psychologów - Gary’ego Evansa i Dany Johnsona - wynika, że duże natężenie dźwięków obniża motywację i kreatywność, podnosi za to poziom adrenaliny. Pracownicy po całym dniu w biurze są zmęczeni, ale wychodząc z niego nabuzowani. Tymczasem zamiast odpoczynku po pracy, czeka ich droga do domu. W tłoku komunikacji miejskiej lub w korkach.

Podobno – tak wynika z badań fińskich psychologów – bardziej odporne na prace w otwartym biurze są osoby młode, które wychowały się w wielobodźcowym środowisku. Mimo pewnej uciążliwości związanej z hałasem i rozproszeniem, młodsi pracownicy chwalą sobie towarzyskość otwartych przestrzeni. Jednak nawet im przyswajanie nowych danych i wykonywanie rutynowych zadań sprawia kłopoty.

Okazuje się, że niezależnie od wieku i stażu pracy, gdy współpracownicy przerywają wykonanie zadania, bardzo trudno jest powrócić do efektywnego działania. Mimo deklarowanej odporności na wielozadaniowość, każdy z nas jej doświadcza, a odcięcie od zewnętrznych bodźców przez relaksująca muzykę, sączącą się ze słuchawek, jest i tak … kolejnym bodźcem, który pogarsza koncentrację.